Es hora de ser mi propio jefe ¿cómo constituyo mi empresa?

Constituir una empresa es uno de los trámites más sencillos y rápidos que existen. En la gran mayoría de los casos, se requerirá la intervención de un fedatario público.

¿Qué conocimientos necesito?

Si se trata de personas que van a crear su primera empresa, o no tienen mucha experiencia en este proceso, siempre recomiendo que el primer paso sea pedir una cita en la Notaría. La finalidad de esta cita es que los interesados platiquen con el Notario su proyecto y éste les recomiende la estructura corporativa que mejor se adapte a sus necesidades. Nuestro Derecho ofrece un rico repertorio de personas morales y la elección del tipo social no debe tomarse a la ligera. No es lo mismo ser socio de una Sociedad Civil (SC), que serlo de una Sociedad de Responsabilidad Limitada (S de RL). Las Sociedades Anónimas (SA) tienen también sus propias reglas, e incluso deben distinguirse de las Sociedades Anónimas Promotoras de Inversión (SAPI). Pareciera que el panorama es complicado, pero no lo es. Con la asesoría adecuada, es fácil navegar por los distintos tipos de personas morales y entender las ventajas y desventajas de cada uno. Recordemos que el Notario es ante todo un profesional del Derecho, un experto que puede ilustrar a las partes y resolver sus dudas, por lo que conviene aprovecharlo.

¿Qué documentos me pedirá el Notario?

Suponiendo que la empresa será creada por dos o más personas físicas mexicanas, los documentos a proporcionar al Notario son mínimos: (i) una identificación oficial con fotografía de cada socio (credencial para votar o pasaporte, por ejemplo), (ii) un comprobante de domicilio con antigüedad máxima de 3 meses, (iii) copia de la cédula de identificación fiscal de cada socio y (iv) copia de la cédula de identificación fiscal de las personas que vayan a ser apoderadas para trámites fiscales de la nueva empresa.

Ya tuvimos la primera plática con el Notario y le proporcionamos la documentación que nos pidió ¿qué sigue?

Una vez que el Notario ha tenido oportunidad de platicar con los interesados sobre las particularidades de su proyecto de negocio, se ha tomado una decisión sobre el tipo de persona moral que se constituirá y se han recibido los documentos anteriormente señalados, el Notario debe:

(i) Solicitar a la Secretaría de Economía la autorización de uso de denominación o razón social. La denominación o razón social es el nombre de la persona moral (por ejemplo, «Refacciones Juárez» o «Inmobiliaria San Juanito»). La Secretaría de Economía del Gobierno Federal es la autoridad encargada de autorizar el uso del nombre de la persona moral y de vigilar que éste no sea igual o similar a otro previamente autorizado (en las personas físicas se permiten los tocayos, en las morales no). Este trámite se hace 100% en línea y tarda aproximadamente 2 días hábiles.

(ii) Preparar el proyecto de escritura constitutiva y enviársela a los interesados para su aprobación y, en su caso, resolver las dudas que tuvieren o hacer las modificaciones que soliciten.

(iii) Una vez que el proyecto de escritura constitutiva ha sido aprobado por todos los socios, es necesario hacer una cita para acudir a la Notaría y firmarla ante el Notario.

Eso es todo, ¿simple, no? El único trámite en la constitución de la nueva empresa cuyo tiempo no controla el Notario, es la obtención de la autorización de uso de denominación o razón social. Sin embargo, como mencioné anteriormente, no suele tardar más de 2 días hábiles. Es perfectamente posible tener la primera cita en la Notaría un lunes y firmar la escritura constitutiva el viernes de la misma semana. Sin embargo, tengamos en mente que si la Secretaría de Economía rechaza autorizar las propuestas de denominación o razón social que interesan a los emprendedores, deberán solicitarse otras, lo que puede retrasar el trámite.

Ya firmamos la escritura constitutiva, ¿qué sigue?

Una vez firmada la escritura constitutiva, es necesario efectuar algunos trámites posteriores, como son:

(i) Dar aviso a la Secretaría de Economía de que se ha usado la denominación o razón social autorizada por ella, a fin de que no vuelva a autorizarla respecto de una persona moral distinta. Este trámite lo realiza el Notario en línea y es instantáneo.

(ii) En su caso, dar aviso a la Secretaría de Relaciones Exteriores de que en los estatutos de la nueva empresa se prevé la posibilidad de admitir a extranjeros como socios o accionistas (lo que se conoce como «cláusula de admisión de extranjeros»). Este trámite lo realiza el Notario en línea y es instantáneo. Si los estatutos prevén que en la empresa sólo participarán mexicanos, no será necesario dar aviso alguno a la SRE.

(iii) Inscribir a la nueva empresa en el Registro Público de Comercio (si se trata de una sociedad mercantil) o en la Sección de Personas Morales del Registro Público de la Propiedad (si se trata de una persona moral civil). En el caso de las sociedades mercantiles, el Notario puede solicitar en línea su inscripción en el Registro Público de Comercio y ésta se verifica de manera inmediata.

(iv) Inscribir a la nueva empresa en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Este trámite no depende del Notario, debe solicitarlo un representante de la nueva sociedad con facultades para ello. Sin embargo, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) permite a los Notarios que lo soliciten, incorporarse al sistema de inscripción de personas morales por medios remotos, lo que les permite inscribir en el RFC a las personas morales que se constituyan ante su fe. Este servicio no necesariamente es ofrecido por todas las Notarías, ya que es opcional para el Notario solicitar su incorporación en el sistema del SAT. Si el Notario ofrece este servicio y los interesados desean aprovecharlo, éstos deberán proporcionar a aquél un comprobante del domicilio fiscal de la nueva persona moral, que cumpla las especificaciones dictadas por la autoridad fiscal. Cabe resaltar que, aún si el Notario puede inscribir a la nueva persona moral en el RFC, de cualquier manera será necesario que un representante de ésta acuda ante el SAT a tramitar la e.firma (firma electrónica avanzada) de la sociedad, requisito indispensable para que pueda emitir CFDIs. Por esta razón, algunas personas prefieren hacer los dos trámites (inscripción en el RFC y obtención de e.firma) directamente ante el SAT.

(v) Inscribir a la nueva empresa ante cualquier otra autoridad u oficina de gobierno en relación con la cual exista esta obligación (Instituto Mexicano del Seguro Social, Registro Nacional de Inversiones Extranjeras, Padrón de Importadores, etc.). Estos trámites no dependen del Notario y debe realizarlos un representante de la nueva sociedad que tenga facultades para ello.

¿Puedo constituir mi empresa por internet?

Las únicas empresas que pueden constituirse mediante un procedimiento 100% en línea son las Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS). Estas sociedades fueron introducidas en la Ley General de Sociedades Mercantiles en marzo de 2016. De ellas nos ocuparemos a profundidad en otro momento, pero vale la pena mencionar por ahora que, al igual que otros tipos de personas morales, tienen ventajas y desventajas. El principal atractivo de las SAS es que pueden constituirse sin necesidad de salir de la casa u oficina y sin necesidad de cubrir honorarios, gastos, ni derechos de inscripción del Registro Público de Comercio. Sin embargo, el aliciente económico se ve opacado por diversas restricciones a que están sujetas, por ejemplo: (i) sólo pueden constituirse con el modelo de estatutos proporcionado por la Secretaría de Economía, gozando los accionistas de un margen muy reducido para decidir sobre su funcionamiento; en otras palabras, las SAS nunca serán un traje a la medida del proyecto que se desee emprender; (ii) sus ingresos anuales deben ser inferiores a la cantidad que año con año determine la Secretaría de Economía (por ejemplo, para 2020 el límite es de $5,671,800.02), si se rebasa el límite, las SAS deben transformarse en otro tipo de sociedad; (iii) deben ser administradas por una sola persona, la cual necesariamente debe ser accionista (a diferencia de otras sociedades, que pueden tener un Administrador Único o un Consejo de Administración integrado por socios o por personas que no sean socios). En suma: el dinero que se ahorra con la constitución de una SAS, no necesariamente compensa sus desventajas.

Pero yo he leído o recibido publicidad para constituir en línea empresas distintas de las SAS, como la SA de CV, la SAPI de CV, la S de RL de CV, ¿cómo es eso posible?

No es posible. Los responsables de estas publicaciones actúan como intermediarios entre los emprendedores y el Notario. Recaban en línea la documentación e información que el Notario necesita para elaborar el instrumento constitutivo y se la suministran. Al final del trámite, los interesados necesariamente deben asistir a la Notaría a firmar la escritura constitutiva. Como puede verse, la creación de la empresa en realidad no es «en línea».